成都活动策划公司在会议活动中要准备哪些文件

活动策划公司在会议活动中要准备哪些文件

会议策划会议活动策划文件是提请会议策划会议活动策划讨论和审议事项的文书材料。会议公司会议策划公司会议表示，它是一种非正式文件，有些是供会议策划会议活动策划讨论审议的，有些是会议策划会议活动策划进程中形成的，有些是为保证会议策划会议活动策划顺利进行而制作的。

会议策划会议活动策划文件的准备，是会议策划会议活动策划顺利进行的重要前提，会议策划会议活动策划文件，特别是会议策划会议活动策划主旨文件的优劣，直接影响会议策划会议活动策划的质量。

( l ）文件类型

会议公司会议策划公司会议表示，按照文件的性质和功能可将会议策划会议活动策划文件大致分为以下几类：

主旨文书。会议策划会议活动策划的主旨文书是会议策划会议活动策划的主要文件，包括大会报告、领导讲话、传达提纲、法律草案、计划草案、决议草案、开幕词、闭幕词等。

议案文书。提交会议策划会议活动策划审议的文书，包括议案、议案说明等。

信息文书。记录和反映会议策划会议活动策划概况和进程的文书，包括会议策划会议活动策划记录、会议策划会议活动策划简报等。

议决文书。会议策划会议活动策划议决结果的反映，主要有会议策划会议活动策划纪要、决议、决定、公报、公告、通知等。

事务文书。会议策划会议活动策划服务性的文书，主要有会议策划会议活动策划通知、会议策划会议活动策划细则、代表须知、日程安排、代表名单、选举办法、生活管理制度等。

( 2 ）文件准备

大多数会议策划会议活动策划文件在会议策划会议活动策划召开之前就形成了，其准备工作是和其他会前准备工作同时进行的，这些文件由会议策划会议活动策划筹备机构准备；会议公司会议策划公司会议表示，会议策划会议活动策划过程中形成的文件，由会议策划会议活动策划秘书机构负责。

会前准备的文件，大体上有以下几种情形：

①重要文稿由专门的写作班子起草。

②一般会议策划会议活动策划文件由会议策划会议活动策划筹备机构和秘书部门负责。

③专业性和涉及部门业务工作的文件由职能业务部门负责。

④发言稿和各类交流材料由发言单位或个人准备。

会议公司会议策划公司会议表示，会议策划会议活动策划文件的准备工作分为以下几个步骤：

①文件撰写

会议策划会议活动策划文件的撰写是一件十分严肃而又细致的工作。它包括素材、数据及典型材料的搜集、整理，文件的起草．与修改等环节。会议公司会议策划公司会议表示，会议策划会议活动策划的各种文书，特别是会议策划会议活动策划报告、议案、决议、会议策划会议活动策划纪要等要认真撰写，各处细节均不可忽视。

②文件审核

会议策划会议活动策划文件的审核是确保文件质量和合法化的重要一环。

会议策划会议活动策划主旨文件应由领导审定；会议公司会议策划公司会议表示，其他会议策划会议活动策划文件由会议策划会议活动策划秘书长或秘书部门负责人审核；有些涉及职能部门业务内容的，则由有关部门负责人审核。

审核的重点是：

· 内容是否符合党和国家的有关政策、法规

· 全局性和重要文件是否广泛征求意见并加以修改

· 涉及不同地区、部门的文件，事前是否进行了会商

· 所用材料、数据是否真实、准确

· 文件格式是否统一规范

③文件整理

会议策划会议活动策划开始前，要精心印制讲话稿、会议策划会议活动策划日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图，并将相关文件及附送的本市交通图等装订成册，注意不要缺页要便于携带和查阅。会议公司会议策划公司会议表示，印制这些文件要根据与会人数并注意留出足够的份数，以备与会人员遗失文件时用。印制好的文件要根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。

④文件的印制和分发

文件印制要做到及时、统一、美观。及时是时间上的要求。随着会议策划会议活动策划进程的推进，相关文件要提前准备，留出足够时间校核、印制。统一是格式上的要求。会议公司会议策划公司会议表示，会议策划会议活动策划文件要统一体式，用标准纸型印刷，统一标识，统一字体字号。美观是版式上的要求。版式设计既要与会议策划会议活动策划性质相符，又要美观大方。

会议策划会议活动策划文件的发放要做到准时、准确、分步。准时就是根据会议策划会议活动策划进程，将有关文件及时发放到位。会议公司会议策划公司会议表示，一般情况下，文件都是提前发放，至于提前量可由秘书部门酌定。即席发放的文件，与会者就会以即席发言待之，就不可能有成熟的意见。准确，就是文件发放要准确无误，该发什么文件，文件发给谁，都要十分准确，不能错发。分步是说要根据会议策划会议活动策划进程安排，有序发出，不能图省事一次性发放。要尽量避免将许多文件堆在一起发放，这样不利于与会者按会议策划会议活动策划进程阅读文件材料。

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