关于会议策划前应做的准备以及方法

会议策划具体来说就是根据会议的目的应用一定的方法、决策而做出富含创意的设计方案，在制作过程中一定对会议的目的做详细的了解。关于会议策划前应做的准备以及方法，下面文章做详细介绍。以下关于关于会议策划前应做的准备以及方法的介绍。

【会议策划前应做好的准备】

1、确定好会议的主题 会议的主题，可以说是整个会议策划的指导思想。整场会议不管是形式、内容、任务、议程还是期限、工作人员等，都需要在会议的主题确定下来之后再加以确定。

2、拟定会议通知。 会议通知应该包括以下六项。会议标题，这里需要重点交代会议名称；会议主题与内容，这是对会议宗旨的介绍；会议时间，要重点明确会议的开始和结束时间；报到的时间与地点，尤其是对交通路线，要进行特别说明，方便与会嘉宾快速找到地方；会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件；

3、起草会议文件 会议所用的各项文件材料，均应于会前准备完成。其中的主要材料，还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。

4、要为与会者做好完善的接待工作安排 与会人员的交通、膳食、住宿、安全问题等等都是会议策划者需要做好充分准备的。

5、做好会议会场的布置工作 一场会议中，会场布置要按照会议要求排。会议场地不应该安排过大，显得空旷，人气不旺；也不能安排太小的地方，使得会场拥挤不堪。

6、选择合适的会议场地 会议场地选择，如果没有特别的要求或者需要固定的场地，则要考虑选择相对来说交通比较方便的地方。要方便停车、而且要方便安排住宿。

【想要策划好一场会议必须用心去做】

现代社会中，信息沟通的重要性日益凸显。会议活动因为有助于信息的传达与交流，而得到广泛的开展。对于一场会议来说，精心的策划与安排，还不能圆满诠释会议的完整性。而一款温馨的会议礼品，不仅能够给与与会者美好的祝福和良久的回味，更能够体现主办方的关怀和祝愿，增强会议效果，因此不可或缺。

会议礼品是有关单位在会议场合为了加强与彼此之间的感情及商务交流赠送给对方的纪念性礼品。一般都带有主办单位名称及标志。

但因为会议的形式与主题的限制，会议礼品的选择空间相对较小，而新意匮乏。当相同与会者再三收到同质产品，只会兴趣衰退，使会议礼品沦为鸡肋之选。选择何种会议礼品，才能贴近会议主题，传达会议理念，同时，以与众不同的特点吸引到受赠者的注意力呢？

会议礼品策划定制：精致化、健康类、高端礼品才是会议礼品的首要选择

选择会议礼品要素就是礼品的需求分析与定位。会议的不同决定了会议礼品需求的多元化，所以一定要要对会议有一个全方位的认识，这样有助于赠送方对礼品更为适合做出准确判断。

在特定时间、环境里召开的会议，多少会受到来自于外界形势的影响。如在举行的会议，可以选择一些特色礼品，这些礼品一来有很好的风味，而来可以与会议环境相关。

会议性质是决定如何选择会议礼品的又一关键因素。从会议性质上划分，会议可以简单的分为政府会议、商务会议和庆典会议。其中政府会议，如：巡回招商会、协商会等，此类会议礼品则多数具有纪念意义与地方人文特色。

当会议性质明确后，礼品选购的定位方向轮廓初现。当然至于选择什么样的礼品，还应该根据会议的主题与内容，进一步细化；商务会议包括：新品发布会、新品发布会等，馈赠礼品商务目的明确，对是主办方对嘉宾额外的犒劳与感谢；庆典会议包括：企业年度会议、分公司开业庆祝会等，馈赠礼品旨在营造喜庆的氛围，突出欢庆的主题。

会议围绕议题而展开，会议的组织安排上要考虑到是否充分表现议题，而礼品馈赠作为会议的一个环节，也应该契合会议的主题与内容，需要注意的是，依据主题内容选择礼品，并不是每种会议都适用，如学术型与经济型的会议，因为主题内容过于深奥，与具体形态的礼品没有交接点，就不适宜采取此类方式。

另外，参会人群职业背景，年龄与生活习惯也决定了礼品定位方向。作为馈赠品，只有得到受赠者的认可与喜爱，才能体现出价值所在。以馈赠方的角度来看，也许采购的礼品经过了精挑细选，涵盖了诸如精美、贴心、实用等各种优势，但只要受赠者不以为然，就可以直接判定礼品选择为失败。在会议礼品采购之前，一定要做好功课，详细分析参会者的组成结构，并投其所好，让礼品发挥价值化的作用。

从一般的礼品选择程序上来看，考虑到以上因素，礼品会保持一个大致的水准，而现实操作中，因为礼品的差异性与特殊性，还要进而考虑一些礼品馈赠的后续问题。

会议馈赠时，大件礼品有排场，既能体现馈赠者的慷慨与实力，又能带给受赠者惊喜，然后如果参会者是来自另外一个城市，而交通颠簸，那么收礼的惊喜很快会转化成对礼品运输的顾虑，甚至可能转化成对馈赠者的抱怨送我这么大件的礼品不是为难我吗？。当然具体要考虑的还有后续保养、保存、时效性等，这些因素的限制会进一步缩小了礼品选择的范围。

会议礼品还有具有高调出手的特点。因为会议礼品馈赠采取的是公共场合中点对面的方式，礼品太含蓄，不免小家子气，而且会由受赠者的挑剔扩散为普遍的不满，非但不能达成赠送目的，还会影响馈赠者的声誉。

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